De stille kracht achter een goed functionerende raad van bestuur

Wanneer een raad van bestuur efficiënt vergadert, de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is en belangrijke thema’s tijdig op de agenda verschijnen, lijkt dat vanzelfsprekend. Achter de schermen speelt de corporate secretary daarin echter een cruciale rol.

In de zevende aflevering van Boarding Time gaat Pascal Paepen in gesprek met Fran Ooms, Company Secretary en Compliance Officer bij Fagron, en Wilfried Van Lieshout, Company Secretary bij Agfa-Gevaert. Samen geven ze een inkijk in een functie die vaak onderschat wordt, maar essentieel is voor goed bestuur.

Veel meer dan vergaderingen organiseren

De titel “secretary” doet vermoeden dat de functie vooral draait om administratie. In werkelijkheid ondersteunt een corporate secretary de raad van bestuur op veel bredere vlakken.

Van het bewaken van governance en regelgeving tot het voorbereiden van bestuursvergaderingen en het begeleiden van nieuwe bestuurders: de corporate secretary zorgt ervoor dat de raad van bestuur zich kan concentreren op zijn kerntaak, namelijk het bepalen van de strategie.

Zoals Fran Ooms het samenvat: een goede company secretary zorgt ervoor dat de board zijn taken efficiënt kan vervullen en dat alles achter de schermen vlot verloopt.

De agenda bepaalt mee de koers

Een belangrijk deel van de rol speelt zich af vóór de bestuursvergadering begint. Samen met de CEO en de voorzitter helpt de corporate secretary bepalen welke onderwerpen op de agenda komen en wanneer ze besproken worden.

Daardoor fungeert hij of zij als een strategische bewaker van het besluitvormingsproces. Wanneer regelgeving verandert, een mogelijk belangenconflict opduikt of een belangrijk thema dreigt onder te sneeuwen, is het de corporate secretary die tijdig aan de alarmbel trekt.

Vertrouwen, diplomatie en inzicht

Omdat corporate secretaries bij vrijwel alle bestuursvergaderingen aanwezig zijn, bouwen ze een unieke kennis van de onderneming op. Ze zien niet alleen welke beslissingen worden genomen, maar merken ook welke onderwerpen gevoelig liggen of net onbesproken blijven.

Volgens Fran Ooms en Wilfried Van Lieshout vraagt die positie meer dan juridische of organisatorische kennis. Discretie, diplomatie en het vermogen om mensen met elkaar te verbinden zijn minstens even belangrijk. Juist doordat ze meestal op de achtergrond werken, kunnen ze een belangrijke bijdrage leveren aan de kwaliteit van de besluitvorming.

Meer in de podcast

In de volledige aflevering gaan Fran Ooms en Wilfried Van Lieshout dieper in op de samenwerking tussen de corporate secretary, de CEO en de voorzitter, de uitdagingen van beursgenoteerde ondernemingen, de omgang met activistische aandeelhouders en de rol van de corporate secretary bij spanningen binnen de bestuurskamer. Ook bespreken ze hoe artificiële intelligentie hun vak kan ondersteunen en waarom menselijk inzicht, vertrouwen en onafhankelijk oordeel voorlopig onvervangbaar blijven.

Beluister de volledige aflevering van Boarding Time en ontdek waarom de corporate secretary misschien wel de meest onzichtbare, maar tegelijk een van de belangrijkste schakels is binnen een goed functionerende raad van bestuur.

Published in Gratis, Interviews, Podcasts